Godkänn leverantörers bankkonton i D365 Finance – så skyddar du er mot bedrägerier

Så slår du på funktionen

1. Funktionshantering – Aktivera funktionen Vendor bank account change proposal workflow.
2. Leverantörsreskontraparametrar – På fliken Allmänt, snabbfliken för godkännande av leverantörsbankkonton: sätt godkännande vid skapande (Bank account approval (create)) och vid ändring (Bank account approval (update)) till Ja.
3. Skyddade fält – Markera de fält som kräver godkännande vid ändring, till exempel kontonummer, IBAN, SWIFT/BIC och bank.
4. Importer via dataentitet – Välj att ändringar via import antingen avvisas eller skapas som ändringsförslag (Reject changes eller Create change proposals), så att importer inte kringgår godkännandet.
5. Arbetsflöde – Gå till Leverantörsreskontraarbetsflöden, skapa ett nytt arbetsflöde av typen Workflow approval for proposed vendor change och bygg upp godkännandestegen.

Så fungerar det i vardagen

• Ett nytt bankkonto kan inte användas förrän det är godkänt.
• När någon ändrar ett skyddat fält visas knappen Föreslagna ändringar, där godkännaren ser både det gamla och det nya värdet.
• Statusen på bankkontot visar var det befinner sig: Utkast, Godkänd, Godkänd med ändringar som inte skickats in, eller Godkänd med ändringar som väntar på godkännande.
• En godkännare kan godkänna, avvisa eller delegera, och hela historiken finns under Arbetsflöde > Visa historik.

Fyraögonprincipen – det viktigaste att få rätt

Funktionen skyddar bara om den som registrerar ändringen inte också kan godkänna den. Se till att:

• initierare och godkännare är olika personer, via säkerhetsroller och tilldelningen i arbetsflödet,
• det finns en eskalering eller ersättare vid frånvaro, så att betalningar inte fastnar,
• rutinen kompletteras med en kontroll utanför systemet – ring leverantören på ett telefonnummer ni redan har, inte det som står i mejlet om det nya kontot.

Källor

• Microsoft Learn – Vendor bank account workflow
• Microsoft Learn – Vendor workflow